Personas datu apstrāde

Personas dati ir visu veidu informācija, ar kuras palīdzību var identificēt Personu. Veicot savus pienākumus, noteiktus likumdošanas aktos, nodrošinot pakalpojumu sniegšanu klientiem, realizējot dažāda veida leģitīmās intereses, gādājot par klientu apkalpošanas kvalitāti, Industra Bank apstrādā dažāda veida personas datus. Piemēri Personas datiem, kurus apstrādā Banka:

• Personas vārds un uzvārds, dzimšanas dati, personas kods, pases vai personas apliecības dati, pilsonība, nodokļu rezidence;
• Kontaktinformācija (tālruņa numurs, e-pasts, adrese, saziņas valoda);
• Personas finanšu dati – ienākumi, finansiālās saistības, ienākumu avots, aizņēmumi, finanšu līdzekļu apgrozījumi, cita finanšu informācija;
• Maksājumu veikšanai un apstrādei nepieciešamā informācija, piemēram, Personas norēķinu konta numurs bankā, maksājumu kartes informācija, maksājumu vēsture;
• Informācija par Personas darba pieredzi, izglītību (esošo un potenciālo darbinieku datu apstrāde);
• Informācija par Industra Bank tīmekļa vietņu lietotāju (sīkfaili, IP adrese);
• Informācija par ģimenes locekļiem, saistītajām personām;
• Personas vizuālais izskats (videonovērošana).

Savā darbībā Industra Bank apstrādā dažāda veida Personas datus, kuru apjoms un raksturs ir atšķirīgs, ņemot vērā datu apstrādes daudzveidīgos nolūkus. Banka neapstrādā tādu informāciju, kas nav nepieciešama uzstādīto likumīgo nolūku sasniegšanai.

Bankas pārziņā Personas dati nokļūst dažādos veidos, piemēram:

• veicot potenciālā Klienta identifikāciju un izpēti;
• uzsākot līgumattiecības ar Klientu un pildot līgumsaistības;
• sniedzot vienreizēja rakstura pakalpojumus Personai, kura nav Bankas Klients;
• izskatot darba sludinājumu pieteikumus, pieņemot darbā jaunus darbiniekus;
• konsultējot Personu pa tālruni vai Bankas Klientu apkalpošanas vietās; 
• saņemot vēstuli vai e-pastu no Personas;
• Personai lietojot Bankas mājaslapu, internetbanku vai izmantojot Bankas sociālos kontus;
• veicot videonovērošanu Bankas telpās vai ārpus Bankas telpām;
• izmantojot informāciju par Personu no Interneta resursiem, pieprasot informāciju par Personu no dažādiem reģistriem un no citiem publiski pieejamiem avotiem.

Industra Bank var uzsākt Personas datu apstrādi tikai gadījumā, ja apstrādei ir konkrēts nolūks (piemēram, līguma noslēgšana, noteikta pakalpojuma sniegšana, tiesību aktos noteikto pienākumu izpilde utt.) un ja apstrādei ir noteikts atbilstošs tiesiskais pamatojums.

Personas datu apstrādes tiesiskie pamatojumi var būt šādi:

1. Līgumisku attiecību nodibināšana un izpilde

Šī tiesiskā pamatojuma gadījumā Banka apstrādā datus līguma noslēgšanai un izpildei. Piemēri datu apstrādei šī tiesiskā pamatojuma ietvaros:

• Banka pieprasa visu nepieciešamo informāciju līguma noslēgšanai (tiesiskais pamatojums darbojas arī gadījumos, ja līgums kaut kādu iemeslu dēļ netiek noslēgts);
• Banka nodod informāciju citām plānotā līguma pusēm (piemēram, slēdzot trīspusējo līgumu);
• Banka nosūta informāciju starptautiskām maksājumu karšu organizācijām (MasterCard, VISA u.c.), lai nodrošinātu maksājumu karšu operāciju veikšanu (ja noslēgtais līgums starp Banku un Klientu to paredz);
• Banka nodod informāciju korespondentbankām, lai nodrošinātu maksājumu veikšanu (ja noslēgtais līgums starp Banku un Klientu to paredz).

2. Juridiskā pienākuma izpilde 

Šo tiesisko pamatojumu pielieto tādai datu apstrādei, kad Bankai nav brīvas rīcības izvēles – attiecīgo darbību reglamentē ES vai Latvijas/Lietuvas spēkā esošu tiesību aktu noteikumi.

Piemēram, informācijas sniegšana VID vai FKTK, pildot tiesību aktu prasības, informācijas pieprasīšana no potenciālā klienta ar nolūku to identificēt utt.

3. Personas (datu subjekta) vai trešo personu vitāli svarīgu interešu aizsardzība

Šīs tiesiskais pamatojums tiek pielietots izņēmuma gadījumos, kad datu apstrāde tiek veikta, piemēram, ar nolūku aizsargāt personas dzīvību vai veselību.

4. Sabiedrības interešu ievērošana vai oficiālo pilnvaru realizācija

Šīs tiesiskais pamatojums tiek pielietots reti un ir līdzīgs juridiskā pienākuma izpildei, jo sabiedrības interesēm vai oficiālajām Bankas pilnvarām ir jābūt atrunātām tiesību aktos. Atšķirībā no juridiskā pienākuma, Bankai šajā gadījumā varētu būt brīvas (vai daļēji brīvas) izvēles iespēja.

5. Bankas vai trešās personas leģitīmās intereses

Diezgan bieži pielietojams tiesiskais pamatojums. To pielieto, piemēram:

• norādot pieteikumos informāciju par trešajām personām, kas ir būtiska Bankas produktu lietošanai (galvinieki, ķīlas devēji, darījumā iesaistītās personas darījuma konta atvēršanas gadījumā u.tml.); 
• ierakstot telefonsarunas apkalpošanas kvalitātes kontroles nolūkiem, u.tml.
• Pirms uzsākt datu apstrādi saskaņā ar šo tiesisko pamatojumu, Banka vērtē ietekmi uz Datu subjektu, veic interešu līdzsvarošanas pārbaudi.

6. Personas (Datu subjekta) sniegtā piekrišana

Personas piekrišana kā tiesiskais pamatojums tiek pielietota, piemēram, mārketinga nolūkos, personai piesakoties loterijām vai informatīvā materiāla saņemšanai.

Personai ir brīva izvēle – sniegt savu piekrišanu datu apstrādei vai nē, kā arī Personai ir tiesības šo piekrišanu atsaukt jebkurā brīdī – tādējādi pārtraucot minēto apstrādi.

Industra Bank nepieprasa no Personas un neapstrādā vairāk informācijas, nekā ir nepieciešams noteikto nolūku sasniegšanai, tādējādi ievērojot tā saucamo datu minimizēšanas principu.

Banka pastāvīgi pilnveido informācijas tehnoloģijas ar mērķi nodrošināt Personas datu drošību.

Banka nodrošina, lai pieeja Personas datiem būtu tikai tiem darbiniekiem, kuriem tas ir nepieciešams savu amatu pienākumu izpildei.

Banka gādā par to, lai tās apstrādē ir tikai korekti un precīzi dati. Ja Bankai rodas šaubas par Personas iesniegtās informācijas aktualitāti vai pareizību, Banka sazinās ar Personu, lai  precizētu apstrādē esošu informāciju. Arī katra Klienta pienākums ir ziņot Bankai gadījumā, ja mainās informācija, kuru viņš ir iesniedzis Bankai (piemēram, tālruņa numurs, dzīvesvietas adrese, u.tml.). 

Personas dati tiek apstrādāti ne ilgāk, kā tas ir nepieciešams noteikta nolūka sasniegšanai. Pēc nolūku sasniegšanas Personas dati tiek iznīcināti.

Banka respektē Personas tiesības, ļaujot tai kontrolēt un pārraudzīt savu datu apstrādi. 

Banka regulāri veic darbinieku apmācības, t.sk. ar Personas datu apstrādi, aizsardzību, kā arī konfidencialitātes un ētikas normu ievērošanu saistītos jautājumos.

Automatizēts lēmums ir lēmums, kurš ir pieņemts tikai pateicoties automatizētai apstrādei, neiesaistoties procesā cilvēkam. Industra Bank, apstrādājot Personas datus, izmanto automatizētās sistēmas, bet nepieņem individuālos lēmumus bez Bankas speciālistu līdzdalības.

Banka izmanto automatizētās sistēmas, piemēram, maksājumu kontrolei, Klientu izpētei, aizdomīgu darījumu atklāšanai, sankciju riska pārvaldīšanai saskaņā ar spēkā esošajiem Latvijas un Lietuvas likumdošanas aktiem. 

Apstrādājot Personas datus, Industra Bank prioritāte ir ievērot informācijas konfidencialitāti. Informācija var tikt nodota trešajām personām tādā apjomā un gadījumos, kā to paredz Latvijas/Lietuvas un ES spēkā esošie normatīvie akti, kā arī ar nolūku nodrošināt kvalitatīvu un efektīvu pakalpojumu sniegšanu, vai kad tas ir nepieciešams līgumsaistību izpildei ar Klientu.

Personas dati var tikt nodoti:-    FKTK, VID, DVI, Latvijas Bankai un citām valsts iestādēm, kontroles dienestiem, zvērinātiem tiesu izpildītājiem un izmeklēšanas iestādēm;

• Dažādu reģistru uzturētājiem (piemēram, kredītu reģistri, komercreģistrs utt.);
• Bankas ārējam auditoram;
• Bankas meitas uzņēmumam;
• Personām, kuras galvo par Bankas Klienta saistībām (galvinieki, ķīlas devēji);
• Maksājuma vai darījuma beneficiāram;
• Apdrošināšanas kompānijām;
• Bankas partneriem, t.sk. kuri sniedz Bankai sekojošus pakalpojumus: telekomunikāciju serviss, informācijas tehnoloģijas, maksājumu uzņēmumu pakalpojumi u.c.;
• Partneriem, kuri nodrošina Klientiem un Darbiniekiem lojalitātes programmas un dažādas privilēģijas;
• Citām kredītiestādēm, finanšu institūcijām, maksājumu karšu kompānijām, finanšu pakalpojumu starpniekiem utt.

Pirms datu nodošanas trešajai personai, Banka noslēdz ar to līgumu, kurā detalizēti tiek atrunāta kārtība, kādā partneris apstrādās un aizsargās Personas datus. Sadarbības laikā partnerim tiek nodota tikai noteiktajam nolūkam nepieciešamā informācija un, pastāvot tādai iespējai, Banka nodod anonimizētu informāciju, pēc kuras sadarbības partneris nevar identificēt konkrētu Personu. Banka var neslēgt līgumu ar trešo personu tikai gadījumos, kad attiecīgo datu nodošanu reglamentē Latvijas un ES spēkā esošie normatīvie akti.

Personas dati var tikt pārsūtīti ārpus ES/EEZ, ja tas ir nepieciešams noteiktā pakalpojuma vai nolūka nodrošināšanai, gadījumos, ja Bankas sadarbības partneris atrodas ārpus ES/EEZ. Pārsūtot Personas datus ārpus ES/EEZ, tiek nodrošināts Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteiktais datu aizsardzības līmenis.

Personai ir šādas tiesības attiecībā uz savas informācijas apstrādi:

• saņemt informāciju par savu datu apstrādes veidiem, nolūkiem un apstrādes tiesiskajiem pamatojumiem;
• piekļūt saviem datiem un saņemt apstiprinājumu savu datu apstrādei. Ar Industra Bank Internetbankas MultiNet palīdzību Klientam ir iespēja iepazīties ar informāciju par noslēgtajiem līgumiem ar Banku, atlikumiem kontos, par Bankai iesniegtajiem Personas datiem, maksājumu vēsturi utt. Saņemot no Personas informācijas pieprasījumu par personas datu apstrādi, Banka var lūgt precizēt, uz kuru informāciju un kurām apstrādes darbībām pieprasījums attiecas;
• labot savus datus, ja tie ir nepareizi vai neprecīzi;
• dzēst savus datus, vai “tikt aizmirstam”, piemēram, ja dati vairs nav nepieciešami nolūkiem, kuriem tie tika vākti vai ja Persona ir atsaukusi savu piekrišanu, uz kuras pamata dati tika apstrādāti;
• ierobežot datu apstrādi, piemēram, ja Persona apstrīd datu precizitāti, vai ja dati vairs nav nepieciešami Bankai uzstādīto nolūku realizēšanai, bet Persona iebilst pret datu dzēšanu, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgās prasības u.tml.;
• iebilst pret datu apstrādi (balstoties uz iemesliem saistībā ar Personas īpašo situāciju), ja apstrāde ir pamatota ar Bankas leģitīmajām interesēm vai sabiedrības interesēm. Tiesības iebilst nevar realizēt, ja apstrādes tiesiskais pamatojums ir Personas sniegtā piekrišana, līgumisku attiecību nodibināšana un izpilde, juridiska pienākuma izpilde, datu subjekta vai trešo personu vitāli svarīgu interešu aizsardzība;
• tiesības uz datu pārnesamību vai pārvietošanu, lai tos saglabātu vai radītu iespēju datu atkārtotai izmantošanai, piemēram, nododot citam pakalpojumu sniedzējam. Tiesības nevar realizēt attiecībā uz pilnīgi visu informāciju. Tiesības var realizēt attiecībā uz tiem datiem, kurus Persona ir iesniegusi, piemēram, aizpildot veidlapas un formas, piesakoties Bankas produktu un pakalpojumu lietošanai, kā arī uz datiem, kuru apstrāde notiek ar automatizētiem līdzekļiem (nevis papīra dokumentiem) un apstrādes tiesiskais pamatojums ir vai nu Personas dotā piekrišana, vai līgumisku attiecību nodibināšana un izpilde.

Industra Bank izskata Personas pieprasījumus bez nepamatotas kavēšanās un jebkurā gadījumā mēneša laikā informē Personu par veiktajām darbībām. Pieprasījumu izpildes termiņu Banka var pagarināt vēl uz diviem mēnešiem, ja tam ir pamatojums (piemēram, liels pieprasījumu skaits vai pieprasījumu sarežģītība).

Banka atbild uz Personas pieprasījumiem, kā arī veic jebkuras citas darbības, kuras ir saistītas ar Personu pieprasījumu īstenošanu, bez maksas ieturēšanas (izņemot gadījumus, ja pieprasījums ir acīmredzami nepamatots, pārmērīgs, vai atkarībā no tā, kādi resursi ir nepieciešami pieprasījuma apstrādei). Sniedzot atbildi uz pieprasījumu vai izpildot pieprasījumu, par papildus veiktajām izmaksām Banka var pieprasīt saprātīgu maksu.